******设计院即将对档案整理及数字化服务项目进行询价采购，欢迎供应商按照要求参加此次采购活动。现将有关事项通知如下：

一、项目名称

******设计院档案整理及数字化服务项目

二、发标单位

******设计院

三、采购预算（最高限价）

人民币10760元。

四、采购内容

最终以实际产生的数字结算，数字化加工扫描以A4幅面为标准，大于A4幅面的如A3、A0等折合为A4幅面结算。

五、服务时间

签订合同后60日历天。中标人在签订合同后应在60日历天内完成本项目。

六、资质要求

投标人须提供下列资质文件（提供加盖公章的复印件）。

（一）《企业法人营业执照》《税务登记证》《企业组织机构代码证》或三证合一的营业执照。

（二）《法人代表身份证明书》或《法人代表授权委托书》原件和身份证复印件。

（三）投标人营业执照经营范围须有档案整理或档案数字化服务项目等。

七、技术标准要求

（一）项目执行标准

按照《归档文件整理规则DA/T22-2015》、《科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2008》、《档案著录规则DA/T18-2022》、《纸质档案数字化技术规范DAT31-2017》进行规范整理及数字化加工，将数据挂接到采购单位档案管理系统。

（二）技术要求

总体原则：保持档案原貌与原有联系，通过档案数字化，建立完整准确的数字化档案数据，并与现库对接。确保档案数据的准确性和完整性、档案实体的安全和档案信息的保密。

  按照国家档案局关于档案归档立卷及档案数字化规定，执行具体技术要求如下：

  1.整理及要求。

（1）装订：归档文件以“件”为单位用不锈钢钉装订或线装，较厚文件用三孔一线装订；

（2）分类：根据文件内容，结合具体事由分类，并划分保管期限；

（3）盖章：盖归档文件章，并填写全宗号、保管期限、年度等；

（4）编号：将同一年度、相同保管期限的档案集中，并按年度编写顺序号；

（5）装盒：所有整理好的档案归档装盒，并完善脊背盒面信息。

2.项目数字化加工及要求

 （1）具体技术要求

  扫描方式：根据档案纸质幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

  扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。

  扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

  图像处理：对扫描的图像文件进行纠偏、去污、图像拼接、裁边等处理，保证扫描图像文件清晰、完整，符合一般阅读习惯；扫描形成的图像文件与实体档案数量相同，且保持准确的对应关系。扫描图像无杂质、黑边、黑线等，图像质量符合档案数字化标准规范要求。

  扫描时要保证档案资料的载体安全，如遇到档案中有类似于油印纸式的纸张时，一定要采取底面垫衬白纸进行扫描，获取最好的效果；对于纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的原件，必须使用平板扫描，不得使用滚筒进行，以免对档案造成损坏；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

  必须按照页码顺序扫描，不能有漏页、少页、或扫错页等现象；

  扫描内容完整，包括文件上的文本图片、页码、有关标记等，都必须纳入扫描图像范围；

对于同一份档案，清晰度不同，特别是既有铅笔、也有钢笔、圆珠笔等多种笔体写的文字同时存在一页文件上时，要以文件主要部分的清晰为准，尽量采用一页多扫方式进行图像采集，然后再进行局部拼接合为一页；

在扫描的过程中文件的起止页号一定要分辨清楚，杜绝出现错页现象，或扫描的电子文件份数与实物文件个数不对应现象；

对于文件上所编写的页号一定要扫描清楚，以便质检和利用查看方便；

扫描获取的图像，严格按照档号规则对文件进行命名，确保文件命名准确；

档案著录：按照《档案著录规则》（DA/T18）的要求进行著录。

进行目录著录时，要严格按照原始信息进行著录，文号、责任者、日期、页码内容不得遗漏；日期具体到年月日；目录在著录时要完全按照分件人员的结果进行著录；各字段的著录项要按照档案标准进行著录，不能少于所列标准的字段，每项字段中的文字录入格式一定要结合系统要求进行著录；在著录的过程中，如几个人同时往一个数据库中著录信息时，一定要将各种代码等问题进行格式统一（如日期格式、文号格式等、机构等），严禁出现格式不同的情况；题名著录要求：对不符合题名著录的，必须进行修改完善。

（2）数据存储。

扫描图像数据采用PDF格式存储，压缩品质“中”级。

（3）数据备份。

  交备份数据壹套用移动硬盘存贮。

  （4）数据挂接。

  数据需完整并及时转换至亳州市******办公室档案管理应用系统。做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。

  （5）图像质量要求。

  图像处理时首先要检查电子文件的年度、保管期限、件号等信息与实物档案文件是否相对应，若不对应，则应记录在案，并将记录返回扫描环节，再进行修正处理。

  图像处理时要仔细检查每页图像的页码是否准确、保证页码清晰、无漏失、不错页等。

  图像处理必须保持原文大小，对污损部分只可修复，不得裁剪。

  对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

  对于扫描图像幅面大于档案实际纸张时，需要更改图像文件的属性，确保图像文件的幅面大小统一。

  处理完成后的图片应清晰可见，颜色适中。

  （6）图像数据质量检查

  对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。保证图像文件的端正，看不出明显的倾斜现象，成品库中的数据允许的倾斜度不得大于±2°。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

  由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。确保大页面文件在分页扫描后分离图像的拼接无缺现象；确保扫描后的图像文件无黑边，主图文周边没有杂点及与文件内容无关的信息。

  发现原件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。确保图像中无漏扫、页码清晰、页码与纸质档案中的页码正确、清晰。

  发现扫描图像的排列顺序与原件不一致时，应及时进行调整。确保图像数据文件的件数与档案原件、录入件数一致，确保匹配准确。

  认真填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

  纠偏。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。对于个别歪斜度较大的页面需要采用手动纠偏进要严格注意电子文件的案卷号与档案卷皮上的案卷号是否相同；文件夹的命名是否准确（电子命名中不能出现空格等不规则符号）。

  去污。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。去污时，只去除图片上非档案本身内容，即图像周边的黑边、噪点、污点等杜绝把文字内容与正确的页码或其他有价值的原信息清除掉，处理过程中应遵循维持和展现原件原貌的原则。

  图像拼接。对大幅面纸质档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

  裁边处理。图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

八、供应商资质条件 

必须符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的条件：（1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（4）有依法缴纳税收的良好纪录；（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法纪录。

九、投标文件格式要求

投标文件组成需有以下材料

1、报价函（加盖公章）

2、营业执照复印件（加盖公章）；

3、企业法定代表人身份证明;若授权他人提交报价文件,需提供法人授权书（加盖公章）；

4、至少提供2份近3年内签订的档案整理或档案数字化服务合同。

5、至少提供1名人员具有档案局颁发的档案人员岗位考试合格证书或档案继续教育证书。

6、《承诺书》。

注：供应商报价应按照报价文件组成，若未按照报价文件组成填写或缺项，则做无效报价处理。投标文件格式及内容见附件。

十、定标原则

1、投标人能保证档案整理及数字化加工服务结束后，完成的档案须顺利移交至档案馆。

2、满足资质、采购需求质量和服务，并且报价接近且低于平均值的有效报价确定为中标人。如果出现两个以上相同的最低有效报价，则根据资质、服务对象业绩评价等因素确定中标人。如中标人因不可抗力或者自身原因不能签订或履行合同的，第二名同意按第一名价格执行，则顺延至第二名；若第二名不同意按第一名的价格执行，则顺延至第三名，依次类推。

十一、签订合同

成交供应商在收到成交通知后3天内签订合同，若成交供应商未在规定时间内签订合同或不按照规定履行，采购人有权取消其成交资格，报价次低的供应商补为成交供应商，同时采购人可保留重新采购的权利。

十二、投标文件递交

报价文件递交截止时间：2025年4月30日17：30分。

供应商在2025年4月30日17：30分前，将报价文件密封并在封口处加盖单位公章（骑缝章），现场递交到******设计院档案室，逾期送达或未按照公告要求密封的响应文件，拒绝接收。

十三、联系方式

******设计院

地址：谯城区光明路133号

联系人：梁军

电话：0558-******

 2025年4月24日

附件：

******设计院档案整理及数字化服务项目

报

价

文

件

投标单位：

投标时间：

******设计院档案整理及数字化加工服务项目

报价函

一、报价函

投标单位（盖章）：

法定代表人（签字或盖章）：

投标时间：

二、法定代表人身份证明及授权委托书（如法定代表人参加则无需提供授权委托书）

法定代表人身份证明

供应商名称：                                                  

单位性质：                                                 

地    址：                              

成立时间：               年            月           日

经营期限：                                            

姓    名：                 性别：                   

年    龄：                 职务：                    

系                   （供应商名称）的法定代表人。

  特此证明。

供应商：             (盖单位公章)

日  期：      年     月     日

授权委托书

本人       （姓名）系        （投标人名称）的法定代表人，现委托        （姓名）为我方代理人。代理人根据授权，以我方名义签署、澄清、说明、补正、递交、撤回、修改           （项目名称）投标文件、签订合同和处理有关事宜，其法律后果由我方承担。

    代理人无转委托权。

供应商：                               （盖单位公章）

法定代表人：                           （签字或盖章）

身份证号码：                            

委托代理人：                            （签字或盖章）

身份证号码：                                  

                                   日期：      年   月    日

三、营业执照复印件

四、业绩合同扫描件

五、证书扫描件

六、承诺书

承诺书

我单位自愿参加该项目的采购活动，为此，我们郑重承诺：

一、遵守《政府采购法》、《招标投标法》、《合同法》等法律、法规，诚实守信，合法经营，严格自律，不参与、不做任何违法违纪的事。

二、确保提供的材料真实、合法、有效，对他人的知识产权不构成侵权。如因材料弄虚作假，或导致知识产权侵权行为，或给采购方的使用带来严重影响，造成经济损失，我单位愿承担由此造成的一切法律责任和经济赔偿。

三、如果我单位被确定为中标供应商，将保证服务质量符合采购文件和合同要求，承诺在合同规定的时间内完成服务工作，并认真履行合同约定的后续服务义务。

四、本项目授权委托人和拟派项目负责人均为我单位正式工作人员。我单位和拟派项目负责人目前没有被限制投标的不良行为记录。

五、我公司郑重承诺：我公司符合《政府采购法》第二十二条有关规定。

如违反上述承诺，愿意接受取消我单位投标（报价）、中标或正在实施项目的资格，自愿放弃索要投标（报价）保证金的权利，接受不予退还投标（报价）保证金、履约保证金以及拒绝我单位在一定时期内进入亳州市公共资源交易中心进行采购活动的处理，由此引起的一切后果和经济损失均由我单位承担。

投标供应商名称（盖章）：

日期：   年   月   日